Kontrahent nie płaci? Możesz odzyskać więcej niż samą wartość faktury!

Wystawiłeś fakturę, minął termin, a na koncie cisza. I jak większość przedsiębiorców zapewne myślisz teraz o jednym: jak odzyskać kwotę z faktury.

Prawda jest taka, że w transakcjach między firmami należy Ci się znacznie więcej. Gdy kontrahent płaci po terminie, z mocy samego prawa dochodzą do tego odsetki i rekompensata za koszty odzyskiwania - a jeśli sprawa trafi do sądu, także zwrot kosztów postępowania.

Większość firm o tym nie wie i albo w ogóle porzuca temat dochodzenia należności (bojąc się długiego procesu) albo poprzestaje na samej wartości faktury i zostawia pozostałe należne im pieniądze na stole.

Jeśli prowadzisz firmę, a kontrahent zalega z płatnością - ten tekst jest dla Ciebie!

Poniżej konkretnie: ile realnie możesz odzyskać (więcej, niż myślisz), dlaczego czas gra przeciwko Tobie i jak odzyskać wszystko krok po kroku.

Ile realnie możesz odzyskać?

Czego masz prawo żądać od nierzetelnego kontrahenta niepłacącego faktury?

• Kwota główna z faktury - to oczywiste, ale to dopiero początek.
  
• Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych.
• W obrocie między firmami należą Ci się z mocy ustawy należą Ci się odsetki handlowe. Są wyższe niż zwykłe odsetki, liczysz je od dnia, w którym płatność stała się wymagalna, i rosną z każdym dniem zwłoki. Im dłużej dłużnik zwleka, tym więcej Ci się należy.
• Rekompensata za koszty odzyskiwania należności - 40, 70 lub 100 euro. To stała kwota (ryczałt) za każdą niezapłaconą w terminie transakcję handlową, zależna od wysokości świadczenia. Rekompensata liczy się osobno do każdej transakcji handlowej, co często oznacza wiele rekompensat w przypadku wielu niezapłaconych faktur.
• Zwrot kosztów odzyskiwania należności ponad rekompensatę. Jeśli Twoje uzasadnione koszty odzyskania długu przekroczyły rekompensatę możesz dochodzić nadwyżki ponad 40/70/100 € — w uzasadnionej wysokości.
• Zwrot kosztów procesu i zastępstwa procesowego. Gdy sprawa trafi do sądu i wygrasz, sąd zasądza od dłużnika zwrot kosztów sądowych oraz kosztów Twojego pełnomocnika (według stawek urzędowych).

Wniosek, który zmienia perspektywę: przy wypłacalnym dłużniku dobrze poprowadzona windykacja w dużej części finansuje się sama, bo to on pokrywa odsetki, rekompensatę i koszty.

Zapłacone faktury z ostatnich lat? Także od nich może być należna rekompensata!

Ważna, a mało znana rzecz: rekompensaty 40/70/100 € możesz dochodzić także od faktur, które kontrahent w końcu zapłacił ale z opóźnieniem.

Żądanie zapłaty rekompensaty to samoistne roszczenie: powstaje z chwilą opóźnienia i przedawnia się w 3 lata od tego dnia, niezależnie od tego, kiedy uregulowano należność główną. W praktyce w grę wchodzą więc faktury z ostatnich mniej więcej trzech lat. Dlatego warto przejrzeć historię płatności z tego okresu. Być może także od zapłaconych z opóźnieniem faktur, można jeszcze zażądać rekompensaty.

Zwłoka w dochodzeniu należności. Dlaczego czas działa na Twoją niekorzyść?

Bardzo często, z czasem sytuacja dłużnika ulega zmianie. Ktoś kto dziś jedynie płaci z opóźnieniem, jutro może okazać się całkowicie niewypłacalny. A wówczas tracisz szansę na odzyskanie środków.

Im później ruszysz, tym mniejsza szansa, że będzie z czego egzekwować.

Dodatkowo - upływ czasu to większe ryzyko przedawnienia roszczenia.
Po jego upływie dłużnik może zgodnie z prawem odmówić zapłaty. Roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się co do zasady po 3 latach.

Jak odzyskać środki?

Krok 1.Wezwanie do zapłaty z pełnym rachunkiem.

Przygotuj i wyślij wezwanie do zapłaty. Ale nie wzywaj tylko o zapłatę kwotę z faktury! Wskaż od razu kwotę główną, odsetki za opóźnienie oraz rekompensatę. To pokazuje dłużnikowi realną skalę tego co mu grozi jeżeli dalej będzie uchylał się od zapłaty - i często samo skłania do zapłaty. Wyślij za potwierdzeniem nadania. To istotne!

Krok 2.Ugoda z uznaniem długu.

Jeśli dłużnik po wezwaniu zgłasza chęć zapłaty, ale nie od razu i akceptujesz rozłożenie spłaty na raty - zrób to z pisemnym uznaniem długu. Dzięki niemu masz od razu przyznanie dłużnika do obowiązku spłaty należności co bardzo poprawia Twoją sytuację w razie gdyby jednak sprawa trafiła do sądu.

Krok 3.Sąd

Jeżeli powyższe kroki nie dają rezultatów - zostaje Sąd. Ale pamiętaj! To nie zawsze długie i żmudne postępowanie. Przy odpowiednim zabezpieczeniu i udokumentowaniu transakcji sąd może w ramach specjalnego postępowania (nakazowego) wydać nakaz zapłaty który nie tylko wymagać będzie od ciebie mniejszych opłat ale będzie też mógł być podstawą zabezpieczenia środków dłużnika przez komornika - jeszcze przed zakończeniem sprawy. Innymi słowy - uzyskując taki nakaz, jeszcze zanim są wyda końcowy wyrok, możemy pójść do komornika i nakazać mu zabezpieczyć w majątku dłużnika sporne środki. Świadomość, że Twoje środki są zabezpieczone przez komornika i dłużnik ich nie ,,upłynni” w trakcie postępowania sądowego - to miłe uczucie.

Krok 4.Komornik.

Z prawomocnym tytułem (z klauzulą wykonalności) komornik ściąga należność - wraz z odsetkami i kosztami z konta, wynagrodzenia lub majątku dłużnika. Pamiętaj, finalnie koszty egzekucji komornik ściąga z majątku dłużnika. Uiszczone przez Ciebie zaliczki na realizację czynności - podlegają ,,ściągnięciu” z majątku dłużnika!

Dobra wiadomość: dochodząc swoich należności - odzyskujesz zwykle więcej niż samą fakturę, a część spraw kończy się już na dobrze przygotowanym wezwaniu.

Zła wiadomość: każdy tydzień zwłoki to niższa szansa na odzysk i bliższe przedawnienie.

Co zrobić teraz?

Jeżeli ktoś zalega z Twoją fakturą policz pełną kwotę (faktura + odsetki + rekompensata), zbierz dokumenty i ustal termin przedawnienia.

Potem wyślij poprawne wezwanie do zapłaty obejmujące wszystkie należne kwoty a jeśli nie zadziała, skieruj sprawę na właściwą ścieżkę sądową.

Nie zostawiaj pieniędzy, które i tak Ci się należą.

Potrzebujesz pomocy? Nie wiesz jak zacząć dochodzić roszczeń od nierzetelnych kontrahentów? Napisz

Jako radca prawny z Białegostoku pomagam firmom z Podlasia i z całej Polski (w tym zdalnie) dochodzić należności. Przeanalizuję dokumentacje, przygotuję wezwanie, poprowadzę sprawę sądową a także pomogę na etapie egzekucji komorniczej. Sprawdzę też Twoje faktury z ostatnich lat pod kątem należnych rekompensat i innych roszczeń.

Kancelaria Radcy Prawnego Paweł Jakimiuk w Białymstoku.
Telefon: +48 786 237 975
Email: kancelaria@paweljakimiuk.com

Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Ocena konkretnej sprawy wymaga indywidualnej analizy stanu faktycznego. Stan prawny: 23 lipca 2026 r.